Hoy vamos a hablar de las listas de invitados, una herramienta imprescindible en la organización de un evento.
Para cualquier acto que organicemos tenemos que crear una lista de las personas invitadas. En esta relación de participantes tenemos que incorporar todos los campos que sean importantes para ese evento. Empezaremos por el nombre del invitado y señalaremos si asiste o no al acto. Añadiremos otros datos relevantes, por ejemplo si es una rueda de prensa o un viaje de periodistas el medio al que pertenecen con la sección correspondiente, su número de teléfono, su dirección de correo electrónico, en otras casos, si es una autoridad su cargo o para otros invitados el nombre de la empresa a la que representan.
Después podemos añadir otros datos, en una comida si alguno de los asistentes es vegetariano, musulmán, celíaco u otras consideraciones que a veces nos pueden comentar los propios invitados. En algunos actos disponemos de coches o autobuses para trasladar a los invitados. Otro campo será determinar el tipo de transporte que va a utilizar cada asistente para así tener a todos localizados y saber cómo van a llegar al lugar. Puede que también queramos incorporar una nota de protocolo, detalles de la estancia en el caso de que se incluya alguna noche y otros datos que nos parezcan importantes.
Todo esto lo podemos añadir a nuestro listado de invitados para que así con un golpe de vista tengamos una idea de las personas a las que se ha invitado, cuántos asistirán y cómo irán. Además, tendremos un número de teléfono o un correo electrónico a mano para imprevistos, verificaremos todos los datos y nos servirá de checklist.
Una buena lista de invitados es muy práctica y siempre viene bien. ¡Anímate a crearla en tu próximo evento!
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